Wenn ihr euch an einen guten Abireise Veranstalter wendet, bietet dieser zumeist mehrere Alternativen. Zum einen gibt es dann nämlich eine Festbuchung, zum anderen ist oft die Option gegeben, dass ihr eure Abireise zuerst mal anfänglich unverbindlich reservieren lassen könnt. Entsprechend müsst ihr aber auch an einige Aspekte denken und darauf achten.

Worauf es ankommt

Wenn ihr ein gutes Angebot gefunden habt, solltet ihr euch dafür entscheiden, dieses so schnell wie möglich zu reservieren. Immerhin sind solche Abireise Angebote meist individuell ausgelegt, am Anfang könnt ihr euch unverbindlich danach erkundigen. Derjenige, der sich zuerst für die Fixbuchung entscheidet, freut sich über das Angebot. Immerhin dürft ihr damit rechnen, dass auch noch andere Jahrgänge für die Abireise suchen. Deshalb solltet ihr vermeiden, dass sich eine andere Schule die besten Angebote weg schnappt. Immerhin habt ihr euch sicher viel Arbeit gemacht, damit ihr euch einen gewünschten Termin und ein gewünschtes Hotel aussucht. Vermeidet also, dass die ganze Organisation für die Abireise wieder von vorne beginnen muss. Wenn ihr reserviert, seid ihr garantiert auf der sicheren Seite.

Die Reservierung der Abireise

Erkundigt euch bei den Spezialveranstaltern für Abireisen nach einer unverbindlichen Reservierung, es handelt sich nämlich dabei oft um einen zusätzlichen Service auf Option. D.h., dass diese Laufzeiten zumeist zwischen sieben und 21 Tagen, in der Regel aber bei ca. 14 Tagen möglich sind. Wenn insgesamt euer Zeitraum relativ knapp gewählt ist, bis die Abireise anfängt, dann wird wahrscheinlich auch die Laufzeit als Option eher kürzer ausfallen. Am besten haltet ihr Rücksprache, was die Dauer der Reservierung betrifft, wenn noch weiter verlängert werden muss. Diesbezüglich solltet ihr euch also immer beim Veranstalter erkundigen.

Nichts vergessen

Freut euch darüber, dass die Reservierung eine unverbindliche ist, denn das ist für euch ein großer Vorteil. Theoretisch könnt ihr innerhalb dieser Frist nämlich alles ändern, angefangen beim Zeitraum, bis zur Art der Verpflegung, der Anzahl der Zimmer, sowie auch die an der Anzahl der Teilnehmer. Ihr könnt euch sogar für ein anderes Hotel entschließen. Denkt daran, dass diese Art der Änderung nur dann möglich ist, wenn auch eine Verfügbarkeit besteht. Wenn zum Beispiel mehr Leute mitfahren wollen, als ursprünglich reserviert wurde, muss zuerst vom Veranstalter es geprüft werden, ob auch genug Platz vorhanden ist. Grundsätzlich könnt ihr also bei der Reservierung auf Option erst einmal mehr Teilnehmer angeben, ansonsten wird die Situation vielleicht kritisch.

Die Zusammenstellung der Teilnehmerliste

Wenn ihr die Optionsbestätigung gemacht hat, folgt der erste Schritt für die Übermittlung der verbindlichen Teilnehmerliste. Am besten entscheidet ihr euch für ein schwarzes Brett und eine Liste, die in der Schule für die Abireise ausgehängt wird. Eine solche vorgefertigte Liste könnt ihr bestimmt beim Veranstalter als Download erhalten. Wenn ihr wollt, könnt ihr weitere Details und Infos ergänzen, wie zum Beispiel Preis, Hotel, Zeitraum und Reiseziel.

Grundsätzlich könnt ihr davon ausgehen, dass eure Preise für ein Dreibettzimmer angegeben sind. Ihr müsst mit einem Aufschlag pro Person rechnen, wenn ihr ein Doppelzimmer bevorzugt. Diese Aufschlagpreise solltet ihr am Anfang gleich erfragen. Entsprechend sollte auch eine Rechtssicherheit seitens der Organisation vom Abireise Komitee organisiert werden. Der Reisevertrag wird zwischen den dem Abireise Veranstalter und allen Mitreisenden geschlossen. Denkt daran, euch die allgemeinen Geschäftsbedingungen auf der Rückseite der Formulare genau durchzulesen.

Eintragung in der Liste

Alle, die auf die Abireise mitkommen wollen, sollten sich in der Liste eintragen. Zu berücksichtigen gilt allerdings, dass es sich dabei um eine verbindliche Liste handelt. Jeder, der sich darauf verewigt, wird auch beim Veranstalter fest gebucht, eine Stornierung ist dann höchstwahrscheinlich nicht mehr kostenlos möglich. In so Ferne solltet ihr eine Deadline setzen, bis zu diesem Datum sollte sich jeder eintragen. Wenn ihr eure Liste für die Teilnehmer der Abireise fertig habt, solltet ihr diese dem Abireise Veranstalter aushändigen. Eine Excel Datei, sprich eine digitale Form eignet sich hierbei am besten. Dadurch könnt ihr Fehler vorbeugen und die Übermittlung der Daten ist einfacher.