Ihr solltet früh genug klären, für welche Abiball Location ihr euch entscheiden wollt. Es ist entweder möglich, den Abiball in der Schule zu veranstalten, alternativ könnt ihr den Abiball natürlich auch woanders ausrichten. Entsprechend müsst ihr euch natürlich auch erkundigen, in wie Ferne ihr externe Dienstleister beauftragen wollt, wie beispielsweise Partyservice- oder Veranstaltungsagenturen. Wenn ihr eure Aufgaben an andere Dienstleister verteilt, könnt ihr natürlich den Abend besser genießen, weil auf euch weniger zukommen wird. Denkt aber daran, dass euer Budget davon entsprechend beeinflusst wird, denn jeder externe Dienstleister verursacht Kosten. Entsprechend wird oder Abiturkasse dadurch belastet.

Aufgabenverteilung

Klärt früh genug, welche Aufgaben wann von wem für den Abiball übernommen werden und was ihr selbst nicht leisten könnt. Wenn ihr innerhalb eures Abschlussjahres viele Arbeiten und Aufgaben verteilen könnt, ist es besser möglich, viel Geld zu sparen. In der Folge seid ihr dann auch bei der Gestaltung flexibler.

Erwartet nicht, dass ihr alle Aufgaben für den Abiball alleine erledigen könnt. Trotz allem solltet ihr verhandeln, wenn ihr euch Angebote einholt. Ein sinnvoller Preis-Leistungs-Verhältnis-Vergleich lohnt sich deshalb immer.

Natürlich muss beim Abiball für genügend Speisen und Getränke gesorgt werden. Nur so kann die Feierlichkeit auch gelingen. Darum solltet ihr beim Catering keinen Fehler begehen. Überlegt, ob ihr in Bezug auf die Location an die hauseigene die Küche gebunden seid oder ob ihr ein Catering-Unternehmen in Anspruch nehmen möchtet. In Hinsicht auf das Catering und die Kosten dafür gibt es eine große Preisspanne, mit welcher ihr rechnen könnt. Es kommt natürlich darauf an, wie reichhaltig das Angebot für Getränke und Speisen, bzw. Buffet sein soll.

Je nachdem, für welche Qualität ihr euch in Hinsicht auf den Catering Service entscheidet, handelt es sich hierbei wohl um den größten Kostenfaktor in eurer Budgetkalkulation. Auf alle Fälle sollte das Angebot den Ansprüchen der Gäste entsprechen. Neben den Kosten für das Catering solltet ihr auch noch daran denken, dass ihr dafür bezahlen müsst, wenn ihr Personal engagiert oder wenn ihr zum Beispiel einen DJ benötigt. Auch die Miete für die Location dürft ihr dabei nicht vergessen.

Den richtigen Cateringservice finden

Auf alle Fälle müsst ihr die Location auf den Catering Service abstimmen, damit ihr wisst, welche Möglichkeiten ihr habt. Es gibt Veranstaltungslocations, die bereits mit einem festen Catering Service zusammenarbeiten. Fragt euch auch bei den Vorgängern aus anderen Abiturientenklassen, wie sie die Sache mit dem Catering Service in den letzten Jahren gelöst haben. So habt ihr einen besseren Vergleich für das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Recherche und Preisvergleich

Eine kurze Internetrecherche kann euch dabei helfen, diverse Partyservicebetreiber und Cateringservicebetreiber zu vergleichen. So könnt ihr besser einschätzen, was euch erwartet. Dabei sind Kundenrezensionen sehr behilflich. Im Internet könnt ihr natürlich auch nach unterschiedlichen Angeboten für die Location Ausschau halten, dafür gebt ihr einfach den jeweiligen Ort ein.

Eine Checkliste

Arbeitet mit einer Checkliste, wenn ihr mit dem Catering Service in Kontakt tretet. Klärt, ob es ein Menü geben sollte oder ob ein Buffet bevorzugt wird und fragt unbedingt nach, ob der Catering Service auch Geschirr, Besteck oder Tischwäsche zur Verfügung stellen kann. Eventuell kann der Catering Service auch die Versorgung der Getränke übernehmen, was ihr zum Beispiel mit einer Getränkepauschale lösen könnt. Nun könnt ihr euch einen Kostenvoranschlag geben lassen. Höchstwahrscheinlich wird es euch günstiger kommen, wenn ihr den Catering Service separat mit der Abiball Location bucht, das ist aber immer individuell abhängig davon, wie die Preise sind. Zumeist bietet sich die Variante mit dem Buffet für den Abiball an, denn die Auswahl ist größer und flexibler.

Genug Getränke anbieten

Was das Angebot an Speisen betrifft, so solltet ihr daran denken, dass es eventuell auch vegetarische Gäste oder Allergiker mit Laktoseintoleranz oder Glutenintoleranz geben könnte. Eventuell bietet eure Abiball Location eine Flatrate für Getränke an, das solltet ihr früh genug hinterfragen. Wenn ihr die Getränke auf Kommission kaufen wollt, seid ihr bestens versorgt, so dass euch nichts ausgehen kann. Überlegt euch, ob die Getränke in einem Großmarkt eventuell günstig im Angebot erhältlich sind.