Weil der Abiball eine exklusive Veranstaltung ist, macht es Sinn, dass ihr nur für einen Personenkreis in begrenzter Form Zutritt erlaubt. In so Ferne benötigt ihr auch passende Einladungen, bzw. Eintrittskarten, die ihr herausgebt. So ist es euch möglich, eindeutig festzulegen, wer zu einem Abiball kommen darf und wer nicht. Normalerweise haben beim Abiball ohnehin nur Lehrkräfte, die Schulleitung, Freunde und Familie, sowie die Abiturienten selbst Zutritt, trotzdem solltet ihr das kontrollieren. Die Einladungen gelten im besten Fall gleichzeitig als Eintrittskarte.

Eintrittskarte und Einladung zugleich

Von den anfallenden gesamten Kosten hängt es ab, ob ihr durch die Eintrittskarten Geld einnehmen wollt oder nicht. Eventuell lässt sich nämlich die eine oder andere Finanzierungslücke schließen, wenn ihr die Eintrittskarten verkauft. Je nachdem, kann eine Eintrittskarte zwischen 20 und 50 Euro Kosten. Ausschlaggebend ist vor allem die Location für den Preis. In der Regel müssen die Abiturienten aber nichts bezahlen, sondern erhalten eine kostenlose Einladung.

Wenn ihr wisst, wie hoch der Eintrittspreis sein soll und wenn ihr euch über das Datum und den Veranstaltungsort klar seid, könnt ihr euch daran machen, eure Einladungen zu erstellen und diese in Druck zu geben. Ihr seid völlig frei, was das Layout für die Einladungen betrifft. Wenn ihr Lust habt, könnt ihr euch fertige Muster ansehen, um euch Ideen für eure Eintrittskarten und Einladungen zu holen. Alternativ könnt ihr natürlich auch einen Grafiker für die Einladungen beauftragen, um ein individuelles Layout ganz nach euren Wünschen gestalten zu lassen. Auf der Einladung könnt ihr das Abimotto aufgreifen, höchst wahrscheinlich habt ihr nämlich eines. Für den Druck, die Lieferung und vor allem für die Gestaltung der Einladungen solltet ihr genug Zeit einplanen. So könnt ihr sicher sein, dass diese vor dem Abiball rechtzeitig fertig sind.

Wichtige Angaben für die Einladungen

Auf einer Einladung für den Abiball gibt es gewisse Angaben, die keinesfalls fehlen sollten. Deshalb solltet ihr noch einmal festhalten, wann und zu welcher Uhrzeit der Abiball stattfindet und vor allem wo gefeiert wird. Teilt den Gästen mit, wie sie am besten anfahren können und ob es Parkmöglichkeiten gibt. Eine Wegbeschreibung darf deshalb nicht fehlen. Zudem könnt ihr alle Informationen in Bezug auf die Kleiderordnung bereits auf der Einladung festlegen, wenn es zum Beispiel für Frauen und Männer einen Dresscode gibt. Wenn eine Tischordnung besteht könnt ihr auf der Einladung bereits die entsprechenden Tischnummern vermerken. Es sollte auch der Name des Veranstalters oder der Schule auf der Einladung stehen. Eventuell gibt es einen Vorverkauf? Auch hierfür solltet ihr die Informationen weitergeben. Denkt auch an das Abimotto oder das Logo, das auf der Einladung sein soll und erwähnt eventuell Sponsoren, welche euch für die Finanzierung des Abiballs unterstützen. Die meisten Leute interessieren sich für die Musik, die auf dem Ball gespielt wird, deshalb dürft ihr einen Hinweis auf die Band oder den DJ geben. Eventuell sind noch rechtliche Bestimmungen, wie zum Beispiel kein Einlass unter 16 Jahren oder der Einlass nur mit Personalausweis wichtig.

Ablaufplan und Sponsoren

Wenn ihr wollt, könnt ihr auch den Ablaufplan auf der Einladung vermerken. Für euch wäre es gut, wenn ihr wisst, ob die Gäste, die eine Einladung bekommen haben auch tatsächlich kommen. Eventuell bittet ihr daher auf der Einladung um kurze Rückmeldung, falls derjenige nicht kommen kann. Die Einladungskarten für den Abiball solltet ihr auch früh genug verteilen, damit sich die Gäste danach zeitlich richten können. Findet einen Sponsor, damit ihr beim Drucken nicht ganz so viel Geld ausgeben müsst. Am besten solltet ihr eure Einladungen im Format DIN A5 oder DIN A6 drucken lassen, um sie dann in einen Briefumschlag zu stecken und zu verschicken. Denkt daran, die eingeladene Person nach Möglichkeit direkt anzusprechen und gebt die Möglichkeit, eine Begleitung mitzunehmen.